Gestão documental no setor público : um estudo de caso sobre o tratamento e destinação de documentos acumulados

Abstract

O presente trabalho tem como objetivo propor um modelo de gestão documental para o Conselho Federal de Química (CFQ), com base na análise da situação atual de acúmulo de documentos e nos desafios enfrentados pela instituição no tratamento e destinação adequada desses registros. Para isso, utilizou-se a metodologia de estudo de caso com abordagem qualitativa, incluindo pesquisa bibliográfica e aplicação de questionário a colaboradores do setor de gestão documental. Os resultados revelam um cenário em fase inicial de elaboração da gestão documental, já que foram apontadas falhas nos procedimentos de armazenação, digitalização e indexação. Com base nesses achados, o trabalho propõe um modelo estruturado que incorpora o ciclo de vida dos documentos, o uso de instrumentos normativos, a formação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a digitalização de acervos físicos conforme padrões legais e técnicos. A proposta está alinhada à legislação arquivística brasileira, incluindo a Lei nº 8.159/1991, a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) e a LGPD (Lei nº 13.709/2018), bem como às normas do CONARQ e da NBR ISO 30301. Conclui-se que a implementação de uma política de gestão documental no CFQ é essencial para promover maior eficiência administrativa, garantir a preservação da memória institucional e fomentar a transparência e a governança pública. O modelo sugerido é aplicável a outras autarquias públicas, podendo contribuir para a modernização da gestão documental no setor público brasileiro.