Utilização do sistema Kanban para gestão de estoque de medicamentos em um hospital público do Distrito Federal

Abstract

As farmácias hospitalares abrigam uma grande diversidade de produtos, exigindo amplo planejamento de ações para sua gestão de estoque qualificada. Com a sua complexidade inerente, a gestão do estoque tem como finalidade suprir as demandas de medicamentos e produtos para saúde necessários para a organização de saúde, com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo certo e, sobretudo, ao menor custo possível. Assim, levando em consideração a demanda de atividades gerenciais em unidades hospitalares de maneira efetiva e funcional, ferramentas como o kanban eletrônico (e-kanban) têm sido incorporadas na prática. Este trabalho teve como objetivo geral estruturar a utilização do método kanban para gestão de estoque de medicamentos de um hospital público do Distrito Federal visando otimizar práticas relacionadas. A metodologia utilizada foi a de pesquisa aplicada cujo principal objetivo é a geração de conhecimento para fins práticos, buscando soluções para problemas concretos no contexto de estudo após conhecimento e diagnóstico do contexto. A problemática identificada no ambiente de estudo era a divergência de estoque físico e sistematizado, o que acarretava problemas na gestão de estoque e interferia nas atividades da farmácia e, logo, na assistência ao paciente. O e-kanban foi proposto após leitura de referências relacionadas e adaptado ao cenário da farmácia hospitalar em questão de forma contextualizada após observações in loco visando facilitar a gestão de estoques de forma informatizada e dinâmica. Sua construção foi iniciada com a alimentação de uma planilha com dados de posição de estoque de cada medicamento obtidos do Sistema de Gestão de Materiais local, os quais passaram a ser diariamente atualizados. As classificações ABC e XYZ também foram feitas nesse momento de modo a complementar as informações para tomada de decisão por parte dos farmacêuticos, tendo em vista que traduziam a importância financeira e de criticidade dos medicamentos. Então, foi proposta a utilização de um sistema kanban de controle por cor, tornando o controle de estoque mais efetivo e dinâmico. A planilha do e-kanban foi ajustada de forma condicional de modo que a situação do estoque dos medicamentos (configurada de acordo com uma quantidade pré-estabelecida do estoque de segurança e do ponto de ressuprimento) fosse sinalizada por meio de cores. De acordo com a cor, havia indicação sobre o momento de nova aquisição e/ou se o estoque de segurança já estava sendo consumido, indicando necessidade de ações logísticas. A tendência é que a utilização da ferramenta e-kanban proporcione otimização do gerenciamento de estoque, racionalizando recursos junto à sensibilização e capacitação de toda a equipe de colaboradores envolvida.