Estudo e avaliação da eficiência do processo de compras públicas : caso Embrapa

Abstract

O processo de compras é uma das principais atividades dentro de uma empresa tendo em vista que suas atividades permitem que todos os setores da empresa desenvolvam suas funções adequadamente, uma vez que os demais setores dependem dos materiais e serviços adquiridos pelo setor de compras. As compras no setor público são um tanto complexas, e uma série de fatores deve ser considerada previamente à abertura de um processo. A lei n° 8.666/93 é um instrumento que permite a utilização racional do dinheiro público, dentro dos parâmetros do bem comum, de forma a zelar pela moral da máquina pública frente aos cidadãos. Considerando-se essa realidade, este estudo teve como objetivo avaliar a eficiência do processo de compras públicas em uma empresa pública de direito privado, utilizando-se de métodos de pesquisa qualitativa baseado no estudo de caso. A empresa alvo dessa pesquisa foi a Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, cujas atividades estão voltadas para a pesquisa científica na área de ciências biológicas e agrárias. Foi disponibilizado um questionário on line para todos os funcionários da empresa e foram aplicadas entrevistas aos funcionários-chaves do processo: setor administrativo e de compras e clientes (usuários do sistema de compras). A adesão à pesquisa foi de 18,7% dos funcionários, a maioria deles (78%) atuantes na área de pesquisa. Todos são usuários ativos do sistema de compras. As entrevistas foram realizadas com três membros do setor administrativo e três usuários. A análise dos resultados obtidos permitiu identificar pontos específicos que podem ser melhorados. Com base na Matriz SWOT elaborada, os pontos mais críticos do processo de compras estão relacionados à dificuldade de comunicação entre os setores, falta de planejamento de compras, centralização das atividades de compras em uma equipe extremamente pequena em relação à demanda da empresa e principalmente a morosidade do processo. Considerando-se essa situação, foi possível avaliar de forma precisa o processo de compras como um todo e identificar os gargalos do processo que podem ser modificados de modo à tornar o processo eficiente.