Abordagens Lean e Agile : aplicação de práticas e ferramentas em uma secretaria de graduação

Abstract

Os conceitos e ferramentas ágeis vêm ganhando espaço nas organizações pela forma mais interativa com que controla as atividades. A abordagem Lean também se tornou bastante popular por reunir uma série de princípios e ferramentas que visam eliminar desperdícios, buscando atingir, ou até superar, a expectativa dos clientes. Nesse contexto, esta pesquisa apresenta um estudo de caso, em uma secretaria de departamento de uma Universidade Federal, que busca reduzir os leadtimes e aumentar a eficiência dos processos, contribuindo para a melhoria do serviço prestado, a partir da adoção de práticas e ferramentas ágeis e da abordagem Lean. Sendo assim, após análises dos processos e identificação das oportunidades de melhoria, foi proposta a implantação de uma combinação de seis práticas derivadas das metodologias Ágil e Lean, sendo elas: Quadro Kanban, Reuniões diárias, 5S, Gestão do Conhecimento, Gestão visual e Melhoria contínua. Com a aplicação das práticas identificou-se, preliminarmente, uma melhoria na integração entre os servidores e um aumento do controle das demandas da secretaria. Buscou-se com esta pesquisa, introduzir os conceitos da gestão Ágil e Lean ao contexto organizacional da secretaria. Sendo assim, observa-se que as propostas aqui apresentadas devem ser reavaliadas e aperfeiçoadas ao longo do tempo, para poderem assim, melhorar significativamente o serviço prestado pela secretaria. Além disso, verifica-se uma potencial aplicação deste estudo em outras secretarias de graduação, haja vista a sinergia dos processos operacionais e dificuldades enfrentadas pelas secretarias, bem como a facilidade de implantação das práticas propostas por essa pesquisa.