Sistema Documenta : um instrumento para a transformação do conhecimento sobre o tratamento dos documentos oficiais no Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação

Abstract

As organizações têm documentado todos os atos cujo objetivo é registrar suas ações, estabelecer sua história e viabilizar os acordos, visando ao resguardo de sua segurança sobre todos os aspectos. Para a Administração Pública, tal procedimento é determinado por lei. No Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), foi criado o sistema Documenta que tem como premissa o registro da movimentação de todo documento oficial que circula na Autarquia. Com base nisso, pretende-se, neste trabalho, suscitar a discussão sobre em que medida a ferramenta de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) buscada e, de certa forma, almejada pela administração pública, realmente promove a satisfação dos integrantes da organização como usuários de sistemas que foram solicitados às áreas de Tecnologia da Informação (TI) para se realizar uma determinada tarefa. Pretende, também, propor mecanismos para promover a interação amigável entre o usuário e o sistema Documenta, procurando estabelecer em que medida a relação entre o usuário e o sistema proporciona a identificação, por parte do usuário, da importância do tratamento a ser dado aos documentos administrativos bem como lhe promover a consciência de sua grande responsabilidade neste processo. Para verificação do problema de pesquisa identificado como a qualidade da relação existente entre o usuário e o sistema Documenta, os instrumentos de medição utilizados foram a pesquisa documental, o questionário tipo survey aplicado aos usuários do sistema e a entrevista em profundidade com gestores ocupantes de cargos estratégicos do FNDE. Os resultados apurados na pesquisa apontaram que a relação estudada necessita melhorias e estas melhorias podem ser alcançadas com mais treinamento e capacitação do usuário, com a elaboração de manuais sobre o sistema, normas claras e bem definidas sobre a instrução de documentos oficiais administrativos e, por fim, a promoção do sistema Documenta com vista ao uso da tecnologia de gestão eletrônica de documentos tão almejada pela Administração na atualidade.