Estrutura organizacional : relação entre a formalização da estrutura organizacional e controle existente em uma unidade informal

Abstract

O presente trabalho trata de pesquisa realizada com foco em verificar como a falta de formalização estrutural de um setor de arquivo interfere no controle existente nessa unidade informal responsável pela guarda e conservação dos documentos e processos produzidos e recebidos nas unidades da Gerência Executiva do Distritito Federal – GEXDF, unidade do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS. A GEXDF possui formalmente sob sua responsabilidade 25 (vinte e cinco) unidades e algumas unidades informais e dentre estas está arquivo geral conhecido como Centro de Documentação Previdenciária – CEDOCPREV que será abordado neste trabalho. A GEXDF possui 14 (quatorze) Agências da Previdência Social em funcionamento em todo o Distrito Federal, nas cidades de Luziânia/GO, Unaí/MG, Formosa/GO e Posse/GO. São as Agências as unidades responsáveis pelo início do processo de reconhecimento de direito do cidadão, ou seja, onde são gerados os processos de concessão de benefícios em suas mais diversas espécies. A abordagem a qual o problema foi tratado foi a qualitativa que, de acordo com Zanella (2006, p.59), trabalha com informações expressas nas palavras orais e escritas, nessa abordagem a coleta e a análise dos dados não são expressas em números. O instrumento de pesquisa utilizado na coleta de dados primários deste trabalho se deu por meio da técnica de entrevista individual semi-estruturada direcionada aos servidores que desempenham suas atividades no CEDOCPREV da Gerência Executiva do Distrito Federal e aos chefes dos setores do RH e de logística, Licitação e Contratos e Engenharia da Gerência do Distrito Federal. Os documentos utilizados na coleta de dados secundários foram a estrutura organizacional formal do órgão, regimento interno e manuais dos sistemas que controlam o material de consumo e permanente. Diante dos resultados obtidos na presente pesquisa, constata-se que o CEDOCPREV do DF realiza atividades consideradas importantes para órgão. A falta de representação desse setor na estrutura organizacional do órgão dificulta a existência de controle de recursos humanos, recursos materiais e de rotinas, uma vez que tanto os sistemas disponíveis para esse controle como a própria lotação dos servidores necessitam de identificação e codificação disponível apenas para unidades formalmente estruturadas.