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Título: Sistema Documenta : um instrumento para a transformação do conhecimento sobre o tratamento dos documentos oficiais no Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação
Autor(es): Olinto, Robson Marcos Rodrigues
Orientador(es): Santana, Ary Vicente de
Assunto: Sistemas de informação
Tecnologia da informação
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE)
Data de apresentação: 2009
Data de publicação: 16-Fev-2011
Referência: OLINTO, Robson Marcos Rodrigues. Sistema Documenta: um instrumento para a transformação do conhecimento sobre o tratamento dos documentos oficiais no Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação. 2009. 85 f. Monografia (Especialização em Gestão de Programas e Projetos Educacionais)-Universidade de Brasília, Brasília, 2009.
Resumo: As organizações têm documentado todos os atos cujo objetivo é registrar suas ações, estabelecer sua história e viabilizar os acordos, visando ao resguardo de sua segurança sobre todos os aspectos. Para a Administração Pública, tal procedimento é determinado por lei. No Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), foi criado o sistema Documenta que tem como premissa o registro da movimentação de todo documento oficial que circula na Autarquia. Com base nisso, pretende-se, neste trabalho, suscitar a discussão sobre em que medida a ferramenta de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) buscada e, de certa forma, almejada pela administração pública, realmente promove a satisfação dos integrantes da organização como usuários de sistemas que foram solicitados às áreas de Tecnologia da Informação (TI) para se realizar uma determinada tarefa. Pretende, também, propor mecanismos para promover a interação amigável entre o usuário e o sistema Documenta, procurando estabelecer em que medida a relação entre o usuário e o sistema proporciona a identificação, por parte do usuário, da importância do tratamento a ser dado aos documentos administrativos bem como lhe promover a consciência de sua grande responsabilidade neste processo. Para verificação do problema de pesquisa identificado como a qualidade da relação existente entre o usuário e o sistema Documenta, os instrumentos de medição utilizados foram a pesquisa documental, o questionário tipo survey aplicado aos usuários do sistema e a entrevista em profundidade com gestores ocupantes de cargos estratégicos do FNDE. Os resultados apurados na pesquisa apontaram que a relação estudada necessita melhorias e estas melhorias podem ser alcançadas com mais treinamento e capacitação do usuário, com a elaboração de manuais sobre o sistema, normas claras e bem definidas sobre a instrução de documentos oficiais administrativos e, por fim, a promoção do sistema Documenta com vista ao uso da tecnologia de gestão eletrônica de documentos tão almejada pela Administração na atualidade. ________________________________________________________________________________ ABSTRACT
The organizations have registered all the acts whose objective is to register its action, to establish its history and to make possible the agreements, aiming at to the defense of its security on all the aspects. For the Public Administration, such procedure is determined by law. In Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), was the created system Documenta that it has as premise the register of the official document movement all that circulates in the Autarchy. On the basis of this, is intended, in this work, to excite the quarrel on where measured the tool of the Information Technology and Communication (ITC) searched and, of certain form, longed for the public administration, really it promotes the satisfaction of the integrant ones of the organization as using of systems that had been requested to the areas of the Information Technology (IT) to become fulfilled one definitive task. It intends, also, to consider mechanisms to promote the friendly interaction between the user and the system Registers, looking for to establish where measured the relation between the user and the system it provides the identification, on the part of the user, of the importance of the treatment to be given to administrative documents as well as it to promote the conscience of its great responsibility in this process. For verification of the identified problem of research as the quality of the existing relation between the user and the system Documenta, the used instruments of measurement had been the documentary research, the questionnaire type survey applied to the users of the system and the interview in depth with occupying managers of strategic positions of the FNDE. The refined results in the research had pointed that the studied relation needs improvements and these improvements can be reached with more training and qualification of the user, with the manual elaboration on the system, well defined clear norms and on administrative the official document instruction and, finally, the promotion of the system Documenta with sight to the use of the technology of electronic document management so longed for by the Administration in the present time.
Informações adicionais: Monografia (especialização)—Universidade de Brasília, Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação, 2009.
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